チャットの返信が早い人が仕事のできる人だと思われる理由

チャットの返信が早い人は仕事ができる人が多いなと仕事をしていて感じます。

現代はチャットツールが普及したことによって業務効率が上がったりリモートワークでも徐々に不自由がなくなってきたりと便利な世の中になっています。

チャットツールを機能的にも伝え方としてもうまく活用できていない事例が多くあり、それのせいで仕事ができない人認定されている人をよく見かけます。

僕はIT系ベンチャーなので機能の使いこなし的な部分では割と使いこなせてる人が多いですが、伝え方的な部分になるとおいおいと思ったりとか余計なことを伝えすぎて意図が理解できない文章になってしまったりする人が多いです。

大手に行った友達にチャット事情について聞くと

『そんな大事な事はチャットじゃなくて口頭で伝えに来い』

と言われたりするらしいです。。

上記のような例もありますがチャットは気軽にコミュニケーションが取れる便利なツールです。

しかし中にはチャットの返信が遅い人と早い人が存在します。

そして遅い人は仕事ができない人認定されがちです。

返信が遅いとどんな弊害があるのか、逆に返信が速いとどんなメリットがあるのかまとめてみました。

チャットの返信が早い≒仕事ができる人だと思われる理由

チャットの返信が早い人は仕事ができる

僕の経験上(大学2年生のころから働いているので実質5年目くらい)チャットの返信が遅い人は比較的仕事が遅い人が多いです。

ネット広告系の中でも

『○○のところの△△さん返信遅いから困るよねー』

みたいな話をよく聞きます。

チャットが速い人が仕事ができて早く帰れるようになる理由をまとめました。

【理由1】自分でボールを持つ時間が短いため相手の返信を待つ余裕が生まれる

自分でボールを持っている状態であることはそのタスクやプロジェクトの進捗が自分のところで止まっているということです。

全体のプロジェクト進捗に遅れが出ることはあなたの評価の低下につながってしまいます。

逆に自分にボールが無い状態の時は相手からボールが帰ってくる間に自分が本当にやるべき重要度の高い仕事に時間を割くことができます。

重要度と緊急度のマトリックスという話がありますがこの時間に重要度が高くて緊急性は低い本当にやるべきことに時間を費やせば仕事ができる人認定されていくこと間違え無しです。

自分でいつまででもボールを持っているといつまででも相手の仕事が終わらない

先ほども書きましたが自分がボールを持っている状態は相手のタスクが滞っている可能性があります。
自分がボールを長い間持っていて返信が遅くなってしまうと相手の返信も相対的に見て遅くなり業務時間ぎりぎりに帰ってきて気づいたら残業しちゃうなんてこともあります。

これは相手にもしかりです。

業務時間にてきぱきやってれば相手が残業しなくても済んだかもしれません。

『あいつの返信が速ければもう少し早く帰れたのに・・』

と思われた時点で仕事ができないやつであんまり一緒にしたくないと思われるのは目に見えてます。

その日中に完了させなければいけない内容のチャットを午前中に送ったのに定時ぎりぎりに返されたらそこからその仕事は始まることになり残業になります。

相手のことを考えている人であれば自分の仕事よりも人のことを優先して仕事をするはずです。

【理由2】一瞬で終わる仕事を後回しにしない

チャットで来る話は基本的にはすぐに終わる話が多いですがチャットの気軽さという性質上たくさんのことが降ってきてしまいます。

一瞬で終わることを後回しにし続けるとTODOリストの量が多くなってしまいます。

一瞬で終わる仕事をため続けると忘れたりたくさんTODOリストができて精神的に焦る

人はタスクの重さよりもたくさんのタスクの数があることにストレスを感じていると考えています。
あれもやらなきゃこれもやらなきゃってなってても簡単に終わるものをさくっと終わらせたら意外と余裕あるぞって思った経験をしている人も多いはず。

さくっとチャットで終わることはさくっと終わらせてあげましょう。
さくっと終わることで相手を待たせないという配慮にもつながりますね。

【理由3】チャットが来たことを忘れない

ちょっとした内容を今他事をやっているからといって後回しにしていると忘れてしまうことがあります。

忘れる回数が多くなればなるほどこの人はリマインドしないとダメな人なんだなとなってしまいます。

後でいいやと思わずにすぐに片づけられるものはすぐにさくっと返信してしまいましょう。

いちいちどのチャットが来ていたなと覚えておくのも効率を下げてしまうかなと思います。

チャットの返信を早くするためにはどうすればいいの?

チャットを早く返すメリットを上げてきましたがじっさいチャットを早く効率的に返すにはどうしたらいいのでしょうか。

僕は4つのことを心掛けてます。

タイピングの早さ

チャットの返信はタイピングしてすることが多いと思います。

物理的にチャットで文字を打ち込む速度が遅い人はチャットに無駄な時間をかけてしまいますし、無駄な時間がかかると感じている人はどうしても後回しにしてしまいがちです。

最低限のスピードというとどの程度が最低限なんだという話になってしまいそうですが、僕の感覚値としてはタイピングソフトの寿司打というものがあってそれで平均12,000円くらい取れる人はまあそれなりに業務に支障なくできるかなと思います。

下記記事でタイピングソフトについて紹介してるのでもしよければこちらを読んでみてください

タイピングを練習に最適!ブラインドタッチやタイピングスピードを磨けるサイト3選!

単語登録をする

単語登録の機能を使いこなしましょう。

単語登録は少ない文字数で登録してあった単語を出力できる機能です。

例えばメールなんかで

いつもお世話になっております。

みたいな文字を打ちたいときに『itu』と打つだけで『いつもお世話になっております。』という文章がでてきたりする機能です。

Windowsでいうと富士通さんのサイトににやり方が書いてあったのでリンクを張りましたのでもし興味があればこちらでやり方を確認してみてください。

https://www.fmworld.net/cs/azbyclub/qanavi/jsp/qacontents.jsp?PID=7108-2621

テクノロジーの良さをもっと活かす

チャットワークやSlackトいうツールがありますが様々な便利機能があります。

それらをうまく使いこなしましょう。

僕は7割型チャットワークを利用しているのですがチャットワークには様々なChrome拡張機能が存在しています。
通知を送ってくれたりとかURLとサイトのタイトル名をさくっと送ってくれるものとかがあります。

チャットが発達して便利になったなーで終わるのではなく、さらに使いやすくできないかもっと効率的にできるものはないのかを考えましょう。

自分がこれ効率化できるかもなと思ったものはだいたいのことはすでに誰かが解決しています。

疑問に思ったら調べる癖をつけましょう。
どんどん知見が溜まっていけばほかの人にも教えてあげましょう。

どんどん生産性が向上していくはずです。

下記にチャットワークの拡張機能をまとめているのでもしよければこちらを参照してみてください。
『仕事効率アップ!チャットワークを便利にするChrome拡張機能7つ!』

端的に言いたい事をしっかり伝えることで無駄なチャットを減らす

速さに気を取られすぎるとチャットの返信内容が雑になってしまう場合があります。

短くても端的に相手の意図をくみ取った返信をするにはどうしたらいいのか。

返信して再度聞き直されてしまった内容があればなぜそれが起きたのか。

考える癖をつけましょう。

常に考え続けて改善を図れば効率化されていくはずです。

これをすることによって相手もあなたの返信を後回しにしないはずです。

意味が分からなかったりすると余計な質問が飛んできてやり取りが増えてしまいます。
そして、電話の対応になったり直接話さないとなとなると余計にめんどくさいです。

先ほど紹介したチャットワークの拡張機能も使いこなすとかなり文章が読みやすくなるのでおすすめです。

たかがチャットの返信、されどチャットの返信

チャットは気軽に使える性質上からついつい無駄なコミュニケーションコストをかけてしまいます。

チャットの使い方がうまくなればどんどん生産性は向上していくし早く仕事から帰ってゆっくり体を休めたり知識を詰め込む時間に使えるはずです。

チャットの返信は後回しにしがちな人もいるかもしれませんがチャットの返信内容や遅さで仕事ができない人と思われてしまうと会社で仕事がしづらくなってしまいます。

また、今後フリーランス的な人が会社に入ってくる可能性もあり、リモートワークが広まれば会社の人とチャットをする機会が増えていく可能性があります。

今のうちにチャットの使い方を見直すことで仕事の生産性を高めていきたいですね。

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