無駄な会議になってしまう理由と解決策を考察してみた。

この記事を読んでくれる人は少なからず会議の時間が無駄だと感じたことがある方かと思います。
この記事では会議が無駄だと感じられる理由と無駄な会議にしないためのアイディアについて書いていきます。

まずは、それらを書く前に会議に対しての世の中の認識やどれくらいの会議時間が費やされているのかをまとめてみました。

世の中に会議の生産性がないと感じている人はどれくらいいるのか

仕事をしていて一番無駄だと感じることは会議だと挙げる人が多いようです。
下記はデータ数が少ないのがネックでしたがなかなかソースが見つけられませんでした。。。

時間の無駄だと思う仕事、最も多かったのは「会議」だった。世の中には「議題のない会議」「何も決まらない会議」というものが存在するようで、どんどん時間だけが過ぎていくことに堪えられないといった様子が見て取れた。中には「8時間以上も会議していた」という例も。
引用:マイナビニュース『仕事をしていて時間の無駄だと思うことは?』

議題もなかったり何も決まらなかったりするのにただただ時間だけ拘束される会議というのが世の中にどれくらいあるんですかね。。

会議の時間は1日あたり平均何時間なのか

会議にどれくらいの時間が費やされているのかも調べてみました。
僕としてはもっと多いのだろうなと思ってたので意外と少ないリサーチ結果が出てきました。

プレミアムフライデー実現のためには業務改善が必要だと回答した正社員男女400名のうち、「1週間に1回以上会議を行う」274名に「1週間で会議に費やしている平均時間」を聞いたところ、「4.3時間」という結果になりました。

年間にすると、なんと平均159.1時間!単純計算すれば、年間で丸々20日間もの業務時間を会議に費やしていることになります。プレミアムフライデーを楽しむ早道は、会議効率化を行うことなのかもしれません。
引用:Meeting Solutions『会議に費やす平均時間は年間159.1時間!会議を効率化する秘策を伝授!』

だいたい1日あたり1時間程度の会議時間があることになります。
僕のがマネジメントしているチームの一人当たりの会議時間は週に2.5時間くらいなので平均よりはかなり少ないですし、IT系の中ではかなり残業時間が短い方だと思ってます。週に約2時間分平均よりも会議が少ないので単純計算月に8時間程は最低でもほかのIT系と比べると少ないんじゃないかと思います。

そもそも会議はどんな目的で実施されているのか

週に4時間以上もどんな会議をしているのでしょうか。
会議の種類に関しても軽く調べてみました。

【会議の種類1】報告・連絡・共有会議

何かしらの意思決定に対しての共有や数字の進捗、チームの状況などを報告するための会議などがここにあたります。

報告のための資料作成やデータ整理などを事前にすることが求められるため、実際に会議が1時間程だったとしても、事前準備にどれだけ時間をかけるかによって実際に使われている時間が異なります。

【会議の種類2】ブレスト会議

何かしらのアイディアを出すために行われる会議です。
営業戦略かもしれないしサービスの新機能かもしれないし新規事業など議題は多岐にわたります。

こういった会議は何のブレストをするのかが明確に定義されていないと時間がかかりますし、
どこまでやるかがなかなか決めづらいこともあるのでついつい時間が伸びてしまいがちです。

【会議の種類3】意思決定会議

意思決定の会議は、部署の方向性や戦略が決まる重要なものが多いです。
そのためより神経を使う場になります。

A案にするのかB案にするのかC案にするのか、
またそれらを選ぶ際の判断基準は何を重視することが重要なのかなどが決まっていなかったり共通認識がないとついつい長引きがちな会議かと思います。

【会議の種類4】問題解決・発見を促す会議

何かしら問題が発生しているときにそもそも何が原因でこれが起きているのか、それを解決するための方法はなんなのかを検討する会議です。

こちらも、原因が明確にならなかったり解決策がうまく見つからないと長引きがちな会議です。

問題を見つけるための会議はそもそも問題があるのかどうか、あるとすればどのようなものがあるのかが洗い出されるため、どこまでやるかを決めておかないと長引く要素が多い会議かなと思います。

会議の時間が無駄になってしまう理由

ここまで会議が社員にとってどういう認識なのか、週にどれくらい時間が費やされどんな会議がなされているのかを見てきました。
ここからはなぜ会議が長くなり社員に無駄だと思われてしまうのかの理由を上げてみました。

【会議時間が無駄になってしまう理由1】この情報は本当に会議で必要な共有事項なのか、話し合うべき事項なのかが検討されていない

会議で報告される内容が適切でない場合が多々あります。
例えば数字の報告というのは会議で必要なのか、何か共有するエクセルなりツールを使って売上と目標を管理していれば問題ないのではないかなど検討されていますでしょうか。

とりあえず会議で共有しておくかというような発想が無駄な会議を生みます。
また、会議をしてまで話し合う内容なのか例えばランチミーティングとか席まで行って話をすればよいだけではないかなどどの内容をどの会議で話すのかを決めずに会議が設定されていることが多い気がします。

話がそれますが、取引先でもとりあえず打ち合わせさせてくださいと言ってくださる方がいるのですが、その打ち合わせって本当に必要なの?チャットとか資料共有とかで終わりませんか?って思うことが多々あります。

【会議時間が無駄になってしまう理由2】議題が事前に共有されていない

会議前に議題が共有されてますでしょうか?

会議で何かしら議論する場合には事前に議題が共有されていないとその場で議題に対しての意見をまとめることになります。

また、その場で考えた意見のためなかなか深い議論ができず、また来週も同様の会議を行うというようなことになりかねません。

【会議時間が無駄になってしまう理由3】事前準備が足りない

会議に必要な準備がしっかりとされていますでしょうか。

正直言うと会議の準備にたくさんの時間を使うことも無駄だなと思いますが、会議の目的によっては事前準備の質によって生産性のある会議になるかどうかが変わってきます。

先ほどあげた議題に関しても同じです。

議題に対して十分根拠のある回答を持ってきているかどうかで議論の質や意思決定の質は変わってきます。

【会議時間が無駄になってしまう理由4】本当に必要な人は誰なのかが議論されていない

会議で何も発言しない人って少なからずどの会社にもいるんじゃないかなと思います。
その会議はなんとなくチーム全員でやろうとかなんとなくこの人とこの人か名みたいな感じで人員選定が行われていないでしょうか。

話さないだけで座ってるだけの人はまだ良いのですが、発言が多いけど見当違いな話ばかりし始める人が少なからずいます。

最適な人が最適な会議に参加していないと無駄な時間になりかねません。

【会議時間が無駄になってしまう理由5】何をどこまで決めるべきかが議論されていない

ブレストや課題解決の会議にありがちですが、ブレストをしまくると永遠と終わりませんし課題解決法についてもアイディアを出そうと思えばいろいろ出てきたりして収拾がつかず会議時間を延長してしまったみたいな経験ありませんか?

また、関連性があるのかないのか微妙なラインの議題をそういえばこの課題もあったよねとか言い始めたりする人がいるとなかなか会議が終わりません。
しかし初めに何を議論してどこまで今日決める必要があるのかを決めておけば話が脱線してしまうことも少なくなると思います。

【会議時間が無駄になってしまう理由6】決めた後の個別具体的なアクションが議論されていない

会議でせっかく意思決定されても、なかなかアクションが起こされないことがあります。
それだとせっかくの意思決定の会議の時間が無駄になってしまい、会議参加者もせっかく時間使ったのにな・・と考えてしまいます。

【会議時間が無駄になってしまう理由7】以前決定した内容を再度検討する

会議での議論や検討されるべき事項が不十分で新たな課題が見つかり決定した内容を再度検討することはないでしょうか。

市場は常に変化するので常に柔軟に変えていくことは重要なのですが、これがころころ変わってしまうと社員はどっちを向いて仕事をすればよいのかわからなくなりやりがいを見失ってしまうことにもつながります。

一度結論が出た内容はころころ変わらないようにしたいですね。

無駄にならない会議を実践するためにしたいこと

上記で無駄な会議の理由(と少しだけ解決策)を見てきましたが、僕が会議の時間を長くしないため、無駄にしないためにしていることをまとめてみました。

【無駄な会議にならないためにすべきこと1】どの情報がどこで共有されるべきなのかをしっかり検討する

情報を受け取る手段はいくつかあります。
口頭で聞くこともできますし文章を読むこともできます。

情報はチャットでも共有されますし、メールやドキュメントなどを通しても可能です。

どの情報がどこで共有されるべきなのか、その情報はわざわざ会議で時間を取ってまで共有が必要なのかを検討すべきです。

会議だと全員がまとまった時間を取らないといけないですが、テキストであれば各々が自分のタイミングで確認できます。

情報によっては重ねる場合もあると思いますが、適切なタイミングで適切な方法を使って伝えていくことが必要です。

【無駄な会議にならないためにすべきこと2】必要な人間だけを会議に入れる

会議を行うととりあえず同じチーム全員入れておこうみたいなことになることもしばしば。
必要のない人がいても、必要のない人の仕事が滞るだけです。

また、議論をかき乱すような人がいますがそういう人も何かしら理由をつけて外しておくべきです。
全然違う角度から話をしてきたりとかそういえばと全然違う話を持ってくるような人というのはどこにでもいるのでこういう人は会議から外して論点をずらさないようにすることが重要です。

【無駄な会議にならないためにすべきこと3】決定したプロジェクトや発生したタスクに必ず責任者をつける

会議でこうしましょうと決定した後、それをだれがいつまでに実行するのか責任者を選んでいますでしょうか。
誰が実行するのかを曖昧にしておくと結局何も実行されなかったというようなことになりかねません。

責任者を明確にしてプロジェクトを適切に実行できるようにしましょう。

【無駄な会議にならないためにすべきこと4】前置きを長くしすぎない

海外の企業でインターンをしていた時によく『Without any further ado』という表現をよく耳にしました。

日本語だと『前置きはこれくらいにして』みたいな意味合いでしょうか。

日本人は会議とか他社との打ち合わせでもなんだかよくわからない前置きみたいなのを話しますが、少々長くなりがちです。

長くなりそうなときはリーダーが前置きはこれくらいにして本題に入りましょうかと一言入れることで会議が時間通りに始められ、他の人もあっ始まったんだなという気概になります。

本来死体話し合いが始まらないときは勇気を出して前置きはこれくらいにして本題にと始めてみましょう。

【無駄な会議にならないためにすべきこと5】会議の目的とゴールを明確にしておく

会議の目的がきまっていたとしてもこの会議において何をもって終わりとするのか明確にゴールを決めていますでしょうか。
ゴールがないと関連性のある議題がどんどん出てきてしまい、本来そこまで今日は話をするつもりはなかったのになあとなりかねません。

会議の目的とゴールを明確にしておくことでむやみに会議を長引かせずしまりのある会議をしていきましょう。

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