無駄な残業を減らす8の方法【余暇を意識的に作ろう】

無駄な残業を減らす方法

世の中では残業は悪だとか働き方改革で月単位の残業時間を減らす流れがありますが具体的な方法論が示されているわけではないのが現状です。

現在発生している残業に対していきなり減らせと言われても企業側がすぐにそこに打ち手をだして解決に導いてくれるわけでは無いです。

もちろん、会社全体の生産性を上げるための施策を会社が打つことは重要です。

しかし、会社の努力だけではどうにもならない部分もあり、各個人がどう生産性を高めていくかは残業を減らすうえでの重大な命題となっています。

1.これで早く帰れる?無駄な残業を減らす8の方法

僕はネット広告代理店で働いていて、比較的残業の多い業界にいるのかなと思います。

残業は比較的ある方ではあると思うのですが、早く帰る日は定時近くに帰ろうと思えば変えることのできる日も月に2~3日くらいはあるので予定のある日は早めに仕事を片付けて帰ります。

僕も昔は残業時間を軽く100時間くらいは超えてしていたのですが、現状はかなり削減されました。

また、これによりインプットの時間やブログを書く時間が増えたため全体的に生産性も向上できて自分の仕事にも良い影響が出てきています。

今回は僕が思う無駄な残業を減らすための8の方法について紹介させていただきます。

1-1.朝早く来て業務に取り掛かる

そんなことで何か変わる?

と思われるかもしれませんが、一度業務が始まる1時間とか2時間前とかに会社に行ってみてください。

周囲もうるさくないですし、声をかけてくる人もいないので朝の仕事が何にも邪魔されることなく集中して仕事をすることができます。

朝早くにある程度定例のタスクを片付けてしまって重要度の高い仕事に時間を使うことができますよ。

1-2.自分なりのタスクの整理術を構築する

仕事のタスクを整理することなく、なんとなくで仕事を進めていませんか?

仕事をなんとなくで始めてしまうと、優先順位がつけられておらず、やっぱりこれ先にやっておくべきだったなあとなりかねません。

僕はTrelloというタスク管理ツールを使ったり紙を使ったりしてタスク管理をしています。

自分なりのタスク管理の方法を見つけてみてください。

もしよければ紙でタスク管理をするとよい理由について記事にしているのでもしよければこちらも読んでみてください。

必ずしも全て紙でタスク管理をしているわけではないのですがメリットがいくつかあるかなと思ってます。

『1日の仕事のタスク管理はノートや紙に書いて確認した方が良いと考える理由』

1-3.仕事が定時内外に振ってこないような先回りをした仕事をする

仕事は基本的に誰かと関わってすることが多いと思いますが、そのタスクが定時ぎりぎり、または定時過ぎ30分くらいに

『これについてどうだったっけ?』

『このデータをこうまとめたくてさー明日使いたいんだよねー』

と言われたら当然その時間では帰れなくなり、対応をする羽目になります。

断って明日にしてくれというのも一つの手ですが、断りづらい場合はこういったことを先回りしてやっておくことが重要です。

それか、こういう仕事を振ってくる人にはそれってあなたの仕事ですよね感を出しておけば、緊急でいきなり振ってくるような仕事は減っていくのかなと思います。

自分自身の業務の範囲と相手の範囲をしっかり認識しどのタイミングでどんな内容のタスクが発生しそうか事前に予測しながら仕事をしてみましょう。

これである程度時間外とか定時ギリギリに振られるタスクは少なくなっていくはずです。

1-4.仕事の上手な断り方を見つける

振られてくる仕事に対して全てに対してYesと言っているといろんな仕事があなたに振ってきます。

それはそれでよい事なのですが、時には断ることが必要です。

しかし、仕事を振られるときって断りづらいですよね。

そういう時はしっかりとなぜその仕事が自分に振られるのかな、何を目的に作成されるのかをしっかり明確にしましょう。

明確にしたら断わらなくても、前作った資料とかで代用できるからそれが格納されているフォルダとかを教えてあげれば終わるなとかになる場合もあります。

断るときはただ断るとなんだお前となりがちなので

  • 目的を明確にし、それが本当に必要なものなのかを考える事
  • 自分に仕事を振ってくれたことへの感謝を伝える事
  • できない理由とそれにかかわる代替案を提示すること

が重要かなと思います。

1-5.ひとつひとつのタスクを効率化する

タイピングをする、エクセルでデータを集計する、ショートカットを利用するなど業務効率化でできることはいろいろあります。

今自分が時間のかかっていると感じる作業時間は圧倒的に短縮して考える時間や本来やるべき仕事に時間を使っていきましょう。

それができれば、たんに残業を減らせるだけではなく、生産性も上がって昇給や昇格のチャンスもめぐってくるかもしれません。

1-6.帰宅時間を初めに宣言しておく

『今日は予定があるし早く帰りたいな。』

という日がちょいちょいあるかなと思います。

そういう時は早い段階で会社のスケジュールに帰宅のスケジュールを入れ、さらに前日かその週のはじめとかには

『明日、○○っていう予定があって早く帰らないといけないんですよね。』

と事前に伝えておきましょう。

会社や周囲にいる人にもよりますが、それを覚えてくれている人は仕事を後回しにしてくれるかもしれません。

また、あなたが普段他の人の仕事も気にかけているような人であれば誰かが代わりにやってくれたりとかすると思います。

帰宅時間を宣言しておかないと、予定ぎりぎりまで仕事を入れられたりとかしてコントロールできなくなってしまう場合もあるので事前に帰宅時間を伝えておくだけでだいぶ変わるかなと思います。

1-7.返信を早くして自分側でボールを持たないようにする

自社内でも他社とのやりとりでもそうですが、返信がやたら遅く物事が進まないことってないですか?

一連の仕事の流れを止めてしまうと相手にも良い印象を与えませんし、自分で仕事をたくさんためると焦りにもつながります。

返信は極力早くして自分でボールを持たないように心がけると、持っているタスクの量が少なくなるので本当にやるべき時間に集中できるようになりますよ

1-8.生産性の高い人がかっこいいという雰囲気・文化を作る

これはチーム単位、会社単位で取り組むべき課題ではありますが、残業をしている人を評価する仕組みは行けていません。

1時間当たりのアウトプットの量と質が高く結果として仕事の総量が多い人を評価すべきです。

会社で帰りづらい雰囲気がある場合は、残業している事が仕事を頑張っている人と見られている可能性があるのでその雰囲気を変えていきましょう。

2.残業を減らすことのメリットは?

残業の減らし方を8つ紹介させて頂きましたが、残業を減らす事って何かメリットがあるんでしょうか。

趣味のない人は家に帰っても暇なだけだし見たいな感じで残業している人もたまにいらっしゃいます。

暇な時間を持て余すのが嫌で残業している人は趣味を作ってみましょう。

趣味について書いた記事があるのでもしよければこちらも読んでみてください。

社会人におすすめしたい趣味や習い事13選【余暇を持て余してる人必見!】

仕事以外の時間をインプットに使ったり副業してみたりジムに行ってみたりすることで仕事のパフォーマンスにも変わってくるので、余暇を意識的に作って質の高い仕事をしていきましょう。

3.なんとなくで残業しない!目的を明確に!

そもそも、残業って何のためにしているのでしょうか?

それがあまり意味のない理由であれば何かしらの工夫でなくしていくべきです。

残業は基本的に『緊急性と重要性がある程度高い時』に発生するべきで通常教務はできるだけ時間内に終えるべきですし、終えられないとしたら作業効率の悪さかタスク管理に問題があるか、物理的に抱えきれない業務量を持っているかとか様々な問題がありますがそれぞれの原因によって解決策は変わってきます。

残業をする目的を明確にして、その目的が達成されない場合や何の正当な理由のない場合は極力残業を減らして自分の時間を有意義に使っていきましょう。



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