1日の仕事のタスク管理はノートや紙に書いた方が良い理由

TODOLIST

仕事のタスク管理方法はいろんな方法がありますが1日など短期のタスクは紙やノートで管理するのがおすすめ。

この記事では紙でタスク管理をするメリット・デメリットを紹介したうえでどのように紙でタスク管理をするのかを解説します。

この時代になんで紙かよ。。と思われるかもしれませんが侮らないでください!

タスク管理をうまくできていないなと感じている人の参考になれば幸いです。

この記事の想定読者

・タスク管理方法に悩んでいる人
・当日やるべきタスクの整理がつかない人
・当日やるべきタスクの抜け漏れが発生してしまう人
・当日タスクの優先順位がつけられない人

Contents

短期のタスク管理は紙やノートが良い理由

紙やノートでのタスク管理が良い理由

その日のタスクの全体像や量を視覚化できる

タスクを紙に書くことで何をやらなければならないかの頭の整理ができますし常に見えるところにタスクを配置できます。

デジタルだとどうしてもモニターが複数枚無いとタスクを常に表示させておくことが難しいです

しかし、紙なら机の横や目の前の壁に張っておくことが可能。

タスクを可視化して常に見える位置に置いておくことでそういえばこのタスク忘れてたということも軽減されますよ!

目に見えて消えていくため達成感がでる

紙に書いたタスクを線で消していくと徐々にタスクがなくなっていく実感がより持てるので達成感が出ます。

タスクをどんどんなくして線を引いてだんだんと仕事の終わりが見えてくるので仕事のスピードも自然と上がりますよ。

ツールのフォーマットに左右されず自分が見やすいようにカスタマイズしやすい

タスク管理のツールは様々ありますが自分好みにカスタマイズがしづらいのが現状。

僕は長期のタスクだけはツールでと割り切って短期のタスクは紙にと切り分けをしています。

ツールだと『こうしたいのに・・』とかゆい所に手が届かない時があってタスクを管理ツールに入れる作業で時間がかかってしまうことを防げます。

また、タスクに関連するちょっとしたアイディアなどもかんたんにメモできるのが良いですね。

タスクを書く紙は机に置ける範囲内で大きめにしておくとタスクの横にちょっとしたアイディアなどのメモをさくっと残しておけるのでおすすめです!

紙に書く手間をあえて作ることでこれをやる必要があるというマインドセットができる

デジタルは良くも悪くも簡単にタスクを書きだせます。

かんたんに書き出せることができる反面、忘れやすくなっていないでしょうか。

あえて紙に書きだす手間をかけることでタスクが記憶に定着し忘れずらくなりますよ!

紙やノートでタスク管理をするデメリット・注意点

デジタルで管理するTODOLIST

長期的なタスクを紙に書いておくのはやや不便

紙は短期的なタスクにはかなり便利ですが長期的なタスクを書いておくのはやや不便。

スケジュール帳であれば対象のスケジュールに書き込むこともできますが枠が小さかったり1~2週間など日数がかかるタスクなどを書きづらいです。

長期的なタスクはデジタルにして短期のタスクは紙にするなどすみ分けるのがおすすめ!

紙やペンなどの購入費用が発生する

紙やペンは消耗品。

使っていると気づいたら使いたいときに無いとかペンを無くしてしまったなども想定されます。

消費量を考えて買い足すのが少し手間なので紙でタスク管理を継続して行っていきたい人はまとめ買いをしておきましょう!

他者とタスクを共有できない

紙でのタスク管理は他者とタスクを共有するのには不向き。

個人のタスクは紙に書いておくのが良いですが他者と共有が難しいです。

共同で進めるプロジェクトなどはデジタルで共有してそこから細分化されたあなたがやるべきタスクを紙に書いておくと良いでしょう。

場合によっては持ち運ぶ必要性が出てくる

紙だと場所を変えたいときに持ち運ぶ必要性が出てきます。

外で仕事をしなければならない時などはデジタル上にタスクを書き残しておく必要がありますね。

リマインドしてくれない

紙は常に見れる位置に置きやすいので忘れずらいですがリマインドしてくれません。

いつまでにそのタスクを終わらせる、絶対に忘れたくないというタスクはデジタルでリマインドできるようにしてきましょう。

ノートや紙でタスク管理を行う具体的な方法

自分がやるべきタスクをすべて洗い出す

まずはやるべきタスクをすべて洗い出しましょう。

洗い出すだけならPCでメモ帳でも開いて書き出すだけでも問題ありません!

初めから手書きだと後で並び替えづらいデメリットがあり、この後紹介する項目では並べ替えが発生します。

そして、できれば前日にタスクを洗い出しておくことをおすすめします。

メンタリストのDaiGoさんが書籍で紹介されていますが前日にやるべきことを洗い出すことで頭がすっきりして良い睡眠をとることができるという実験結果があるようです。

ざっくり紙を4つに区切って緊急度と重要度で枠を作ってだいたいで分ける

緊急度と重要度のマトリックスをご存じでしょうか。

緊急度と重要度のマトリックスでは

・緊急であり重要である
・緊急だけど重要ではない
・緊急ではないが重要である
・緊急でもなく重要でもない

というような4象限にタスクを分けて優先順位を整理します。

先ほど洗い出したタスクを紙にマトリックスを引いてカテゴリを分けて書き出すことでどれが緊急でやるべきなのかが整理されます。

今日午前中にやるべきタスクなどは緊急性が高いですし担当クライアントに今日中といわれているものは緊急性も重要性も高かったりします。

また、時間に余裕があればやりたいけど来週でもよいかな見たいなタスクは緊急でもなく重要でもないところに書いておいて効率的にタスクができたら取り掛かればよいです。

緊急度と重要度のマトリックスについては7つの習慣で紹介されているので詳しく知りたい方はこちらを読んでみてください。

優先順位に沿ってタスクを実施し完了したものは線を引いて消していく

タスクは終わったら線で消していきましょう。

そうすることで徐々にタスクがなくなっていく実感が得られます。

消しゴムで消すのではく線を引いて見える化していくとタスクがどんどんなくなっていく感覚や充実感を得られます!

タスク管理に最適な紙・ノートの選び方&おすすめを紹介

レコメンド

白紙の紙

個人的に好きなのがコピー用紙。

ノートが分厚いと手が当たったりするのが嫌でコピー用紙のようなぺらいちの紙の方が机に置きやすくて気に入っています。

一枚の紙でできるので簡単に捨てられますし線が無いので自由なフォーマットで書くことができるのがメリット!

白紙のカード

他のタスクを無視して作業に集中したいときは白紙のカードがおすすめ。

ミーティングが無くて作業をどんどん進めたいときは白紙のカードは便利です。

それぞれのカードにタスクを書きだしてそれを最初に取り掛かるものから上にして並べ替え終わったらそのカードをめくっていくと他のタスクに気が散らないですよ!

ちなみにこのカードに書きだしてめくっていくというやり方はこれもメンタリストDaiGoさんの本に書かれていた内容です。

一人で作業をもくもくと進めたいときに良いなと思って試してみました。

興味のある方は下記本を読んでみてください。

線が無く自由にマス目を引ける無地ノート

タスク管理は毎日行うものなので、ページ数が多くてできるだけあまりお金がかからなくてなおかつ書きやすいものがいいかなと思います。

上記で紹介しているような4つに区分けしてタスクを分ける方法を実践するのであれば、マス目を気にせずに自由に書き込める無地のノートがおすすめです。

無地のノートで自由にカスタマイズして自分のやりやすいように書きましょう!

個人的にはバインダーが手にあたるのが嫌で基本的にちぎって使うか先ほどのコピー用紙が良いなと感じてます。

ノートにして毎日何やったか見返したい人はノートが良いですよ。

1か月の振り返りをしたいときにいつのタスクをやったかスケジュール帳とタスクメモを見返すとけっこう何をしてたかとか思い出せます。

マス目が欲しいならニトムズ

ニトムズのノートはマス目が欲しい人におすすめ。

きっちりと緊急度と重要度のマス目を書きたい人に向いてます。

ノートも見開きにしやすいので使い勝手が良いですよ。

書き心地を求めるなら書きやすいノート

書きやすさを重視するならこのノートがおすすめ。

仕事の時に毎回使うものなので極力書きやすくてスムーズに書けるものだとストレスなく使えます

無地のノートのリンクを貼っていますが、方眼のものも売っているので、書きやすさを重視したい人は書き心地重視で選びましょう。

ペーパーレスでエコを意識するなら手書きできる電子メモパッド

ノートを購入するとどうしても購入したノートがかさばりますし、ペンも購入が必要です。

また、紙を使うのは環境にもよくありません。

電子メモパッドなら手書きでメモができて何度もノートを購入し直す必要がないので便利です。

紙とデジタルの併用がタスク管理の最適解

短期のタスク管理では紙を押していますが、デジタルのメリットもあります。

前述しましたが僕は紙とデジタルをうまく使いこなすことが良いと考えてます。

その日中に終わらせるタスクは紙に書き残しますが、長期のタスクの管理はデジタルの方が便利です。

僕はタスク管理ツールとしてTrelloというツールを利用しています。

Trelloの使い方について別記事で書いているので、デジタルと紙を併用してタスク管理したい方は参考にしてみてください。

自分なりのタスク管理方法を確立して業務効率化を目指しましょう!

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