チャットの返信を早くする方法【ビジネスでの信頼度が高まります】

ビジネスチャットの返信はできるだけ早くしよう

チャットの返信が速い人は仕事がやりやすいと感じませんか?

仕事がやりやすく様々な事が素早く進むため仕事が効率的にできたり共同で取り組むべきタスクやプロジェクトが早く進み仕事のモチベーションも高まります。

逆にチャットの返信が遅いと仕事ができない人だと思われてしまう可能性も。

チャットの返信はできるだけ早くしておくと最低限、仕事ができない人だと思われる機会は減らせそうです。

この記事では、チャットの返信が早い人が仕事のできる人だと思われる理由とどうやったらチャットの返信が早くなるのかについてのアイディアをまとめました。

ビジネスチャットの返信が早い≒仕事ができる人だと思われる5つの理由

チャットの返信が速いと仕事ができる人だと思われる理由

僕の経験上(大学2年生のころから働いているので実質5年目くらい)チャットの返信が遅い人は比較的仕事が遅い、または優先順位がつけられていない人が多いです。

僕が働いているインターネット広告業界の中でも

○○会社の△△さん返信遅いから困るよねー

みたいな話をよく聞きます。

チャットが速い人が仕事ができて早く帰れるようになる理由をまとめました。

自分でボールを持つ時間が短いため相手の返信を待つ余裕が生まれる

自分でボールを持っている状態であることはそのタスクやプロジェクトの進捗が自分のところで止まっているということです。

全体のプロジェクト進捗に遅れが出ることはあなたの評価の低下につながるかも・・!

逆に自分にボールが無い状態の時は相手からボールが帰ってくる間に自分が本当にやるべき重要度の高い仕事に時間を割くことができます。

重要度と緊急度のマトリックスという話がありますがこの時間に重要度が高くて緊急性は低い本当にやるべきことに時間を費やせば仕事ができる人認定されていくこと間違いなしです。

自分でいつまででもボールを持っているといつまででも相手の仕事が終わらない

先ほども書きましたが自分がボールを持っている状態は相手のタスクが滞っている可能性があります。

自分がボールを長い間持っていて返信が遅くなってしまうと相手の返信も相対的に見て遅くなり業務時間ぎりぎりに帰ってきて気づいたら残業しちゃうなんてこともあります。

これは相手にもしかりです。

業務時間にてきぱきやってれば相手が残業しなくても済んだかもしれません。

あいつの返信が速ければもう少しタスクを前倒しで対応できて早く帰れたのに・・

と思われた時点で仕事ができないやつであんまり一緒にしたくないと思われるのは目に見えてます。

その日中に完了させなければいけない内容のチャットを午前中に送ったのに定時ぎりぎりに返されたらそこからその仕事は始まることになり残業になります。

相手のことを考えている人であれば自分の仕事よりも人のことを優先して仕事をするはず!

一瞬で終わる仕事を後回しにしない

チャットで来る話は基本的にはすぐに終わる話が多いですがチャットの気軽さという性質上たくさんのことが降ってきてしまいます。

一瞬で終わることを後回しにし続けるとTODOリストの量が多くなり焦りに繋がります。

あれもやらなきゃこれもやらなきゃってなってても簡単に終わるものをさくっと終わらせたら意外と余裕あるぞって思った経験をしている人も多いはず。

さくっとチャットで終わることはさくっと終わらせてあげましょう。

チャットが来たことを忘れない

ちょっとした内容を今他事をやっているからといって後回しにしていると忘れてしまうことがあります。

チャットが来ていることを忘れる回数が多くなればなるほどこの人はリマインドしないとダメな人なんだなと思われてしまいます。

リマインドしてくれるならまだましでもうこの人には仕事を振らないでおこうと思われると最悪。。。

後でいいやと思わずにすぐに片づけられるものはすぐにさくっと返信してしまいましょう。

いちいちどのチャットが来ていたなと覚えておくのも効率を下げてしまうかなと思います。

信頼度が高まる

チャットの返信が速いことが仕事への信頼感に繋がることがあります。

仕事がさくさく進みますし、自分が欲しい情報や提出物などがすぐ手に入ります。

逆に

返信が遅いと自分の仕事は後回しにされて信頼されていないのかと思ったり不満につながって自分の信頼を失う

ことに繋がります。

ビジネスチャットの返信を早くするためにできること6つ

チャットを早くするにはどうすればよいのか

チャットを早く返すメリットを上げてきましたがじっさいチャットを早く効率的に返すにはどうしたらいいのでしょうか。

僕は4つのことを心掛けてます。

タイピングの早さ

チャットの返信は基本キーボードをタイピングしてすることが概かと思いますが、

タイピングが苦手な人はどうしても面倒に感じてチャットの返信を後回しにしてしまいがち

になっていることもしばしば。

最低限のスピードというとどの程度が最低限なんだという話になってしまいそうですが僕の感覚値としては

タイピングソフトの寿司打というものがあってそれで平均13,000円くらい取れる人はまあそれなりに業務に支障なくできる

かなと思います。

寿司打は回転寿司のお皿に単語が乗ってきて流れてしまう前にタイピングするゲームで慣れてくると同じ単語が多くなって誰でもできるようになりますので1万円だとまあやり慣れればだれでもできるかなという印象。

寿司打:http://typingx0.net/sushida/

下記記事でブラインドタッチができない人のための練習方法について書いているのでよければこちらも読んでみてください!

単語登録をする

単語登録の機能を使いこなしましょう。

単語登録=少ない文字数で登録してあった単語を出力できる機能

です。

例えばメールなんかで

いつもお世話になっております。

みたいな文字を打ちたいときに例えば

『itu』と打つだけで『いつもお世話になっております。』

という文章がでてきたりする機能です。

Windowsでいうと富士通さんのサイトににやり方が書いてあったのでリンクを張りましたのでもし興味があればこちらでやり方を確認してみてください。

https://www.fmworld.net/cs/azbyclub/qanavi/jsp/qacontents.jsp?PID=7108-2621

テクノロジーの良さを活かす

チャットワークやSlackトいうツールがありますが様々な便利機能があります。

それらをうまく使いこなしましょう。

僕は7割型チャットワークを利用しているのですが、チャットワークには様々なChrome拡張機能が存在しています。

通知を送ってくれたりとかURLとサイトのタイトル名をさくっと送ってくれるものとかがあります。

チャットが発達して便利になったなーで終わるのではなく、さらに使いやすくできないかもっと効率的にできるものはないのかを考えましょう!

自分がこれ効率化できるかもなと思ったものはだいたいのことはすでに誰かが解決しています。

疑問に思ったら調べる癖をつけましょう。

どんどん知見が溜まっていけばほかの人にも教えてあげましょう。

どんどん生産性が向上していくはずです。

下記にチャットワークの拡張機能をまとめているのでもしよければこちらを参照してみてください

端的に言いたい事をしっかり伝えることで無駄なチャットを減らす

速さに気を取られすぎるとチャットの返信内容が雑になってしまう場合があります。

短くても端的に相手の意図をくみ取った返信をするにはどうしたらいいのか?
返信して再度聞き直されてしまった内容があればなぜそれが起きたのか?

考える癖をつけましょう。

常に考え続けて改善を図れば効率化されていくはずです。

チャットを受け取った相手があなたが書いた文章の意味が分からなかったりすると余計な質問が飛んできてやり取りが増えてしまいます。

そして、電話の対応になったり直接話さないとなとなると余計にめんどくさいです。

先ほど紹介したチャットワークの拡張機能も使いこなすとかなり文章が読みやすくなるのでおすすめです。

主語を明確にする

チャットの速さとは少し離れてしまうかもしれませんが、チャットで主語が抜けていて

この人のこのチャットの内容はおそらくこの間の会議で出ていた内容の事を言っているのかなあ。。?

となってしまい結果的に何度もチャットが往復してしまったり相手からの返信が滞ってしまうかもしれません。

チャットの返信を早くすることと雑にすることは違うのでしっかりと主述関係を明確にした理解しやすい文章を心がけましょう!

できるだけ無駄な文言を削除して端的に伝えられる文章を意識する

すごい長い文章のメッセージが来てたらちょっと読む気にならなくないですか

すごい長い文章のメッセージが来てたらちょっと読む気にならなくないですか?

一文が長いと主述関係が良く分からなくなってしまいますし、すごく長いと要点がまとまらなくて結局何が言いたいのか分からなくなってしまいます。

何より一文を短くして端的に伝えたい事を書くことができ相手に的確に伝われば文章を打つ時間も短くできます。

すぐに短く的確で分かりやすい文章を書くことは難しいですが常に意識して改善していきましょう!

ビジネスチャットの重要性は日に日に高まっている

コロナの影響もありテレワークが推進されたことでチャット上のコミュニケーションが増加したと感じる人は多いのではないでしょうか。

ビジネスチャットでコミュニケーションを取り仕事の割合としてもビジネスチャットをすることが多くなった人も多いはず。

仕事の多くの時間を費やすビジネスチャットをうまく使いこなせると仕事の生産性も上がり社内での評価も高まります。

ビジネスチャットやオンライン会議などコロナ前は当たり前ではなかったことが当たり前になってきているので新しい環境に慣れ仕事を効率よく進めていきましょう。

下記本ではビジネスチャットの効率的な使い方や社内でのコミュニケーションが活性化するための方法をまとめてくれています。

ビジネスチャットのもっと良い使い方は無いかとかテレワーク中の業務をもっと効率的にするにはどうすればよいかを悩んでいる人はぜひこちらを読んでみてください。


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