業務効率化のための12のアイディア

仕事の生産性を上げて早く自宅に帰宅したい人のための業務効率化のアイディアを10個書きました。

業務効率化ができれば、他のもっと重要な仕事ややりたい仕事に手を付けることができたり、余暇ができて趣味や勉強に時間を使うことも可能になります。

このアイディアで実際に業務効率化に繋がれば幸いです！

業務効率化のための10のアイディア

仕事の効率化は多くのビジネスマンにとっての課題だと思います。

その証拠というわけではないですがアマゾンのビジネス書籍のランキングを見てみると仕事効率化のための本が毎年いくつも上がります。

仕事の効率化は多くの人が課題にしているテーマなので上司に聞いてどんなことを実践しているかを聞いてみてもいいですね。

頼られるというのは嬉しい事なので気にせずどんどん聞いちゃいましょう。

しかし、上司にも得意な事、不得意な事があるはずなので様々なところから仕事効率化のためのアイディアを得たいですね。

今回は仕事効率化のためのアイディアを10個挙げてみました。

急な対応が入るかもしれないという余白スペースを入れておく

初めから仕事効率化に直結する話ですいません。。笑

しかし、スケジュールを詰めすぎることなく、余白の時間を空けておくことが重要です。

仕事を詰めすぎていると緊急での対応があった時にその日にやろうとしていたことができず後手後手に回ってしまいます。

仕事ができる人は緊急対応が入っても冷静ですし仕事を後回し後回しにしません。

あらかじめ時間を空けておくことで効率よく仕事をしているような見せ方を周りにすることができます。

1時間に1度は席に立って軽く運動する

人の集中力は長く続きませんし座りっぱなしだと疲れがたまります。

1時間に1度くらいは席を立ってトイレに行ってみたり水を飲みに行ったりと歩いてみたり体を伸ばしてみたりしてみましょう。

疲れがたまって集中力が落ちると効率が落ちてしまいますし自分の気分も乗りません。

疲れをためないように工夫するのも仕事の効率をアップするためには必要です。

また、オフィスワークの人は動くことが少ないので仕事終わりに運動しておくと頭がすっきりしたり体のだるさがなくなったり疲れにくくなったりするのでおすすめです。

別記事で社会人に運動がおすすめな理由と家での運動方法やジムへ行くことについてなどをまとめたものがあるので興味があればこちらも読んでみてください。

得意なことに集中する

思い切って苦手なことは誰かに任せて得意な仕事を巻き取ってみるのはどうでしょうか。

自分が苦手なことは誰かが得意なことの場合があります。

周りの能力をしっかりと見極めて任せてみましょう。

苦手な事はやらないと決めることも仕事の効率をアップするうえでの重要です。

その代わり得意な事をきわめていけば仕事の能力が高いことをアピールしましょう。笑

TO DOリストを前の日に準備しておく

次の日に行うことを前日に把握してできることは準備しておきましょう。
前日にリストアップできない人は自分の仕事の先を読めていないことになります。

いつどのような仕事が必要になるのかを把握できる人は必然的に仕事の優先順位がつけられていることが多いです。

朝今日何やらないといけないんだっけ？と考えている時に時間が過ぎて行ってしまいます。

ちなみに、僕はその日に終わらせるべきタスクは紙に書いて洗い出して終わったらそれを消していくような形で仕事をしています。

別記事でその日のタスクを紙でまとめるメリットについて解説しているので興味があればこちらも読んでみてください。

仕事を振られた際は事前確認や認識の齟齬がないかに気を付けてから取りかかる

任された仕事を完成版で出してくる人がいますが僕はそれは違うと思います。

時間がかかる仕事であればあるほど事前準備や認識の祖語が無いように入念に確認するべきですし任された仕事の意図をしっかり把握すべきです。

仕事の内容や意図がしっかり把握できていないと提出したときに、指示した内容と違うからやり直せとなってしまう可能性があります。

時間をかけたことが無駄になってしまうことを防ぐためにも事前の確認はしっかりとしておきましょう。

PCに備え付けられた機能を把握する

世の中には様々な仕事効率化のためのツールがありますがそもそもPCに標準搭載されている機能を使いこなせているでしょうか。

ショートカットキーの理解、単語登録は最低限使っておきましょう。
これで普段のPC作業やメール、チャットへの返信が格段に変わってくるはずです。

また、タイピングの遅さは命取りです。
ブライドタッチができないのは論外です。

チャットやメールを使う事が多い人はタイピングをしっかり早くしておきましょう。

ショートカットキーなどPCの作業スピードを上げたい人は下記本がおすすめなのでもしよければ読んでみてください。

半分でも実践すると普段の作業スピードがかなり変わってきてかなり事務作業に使っていた時間を短縮できますよ。

やらなくてもよい仕事を明確にする

今あなたが毎日のようにやっている仕事は全て本当にやらなければならないことでしょうか。

会社の古いしきたりだったり今までもやってきたからやっているというようなことはないでしょうか。

当たり前にやっていることを疑い本当に必要な仕事なのかを見極める必要があります。

やらなくてもいいことは思い切ってやらないようにしてしまいましょう。

ブラウザの拡張機能を有効活用する

仕事の個人的な能力を高めたら次はどんどんツールを使っていきましょう。
一番手っ取り早く簡単に導入できるものの一つが拡張機能の導入です。

かんたんに導入できるので自分が必要なものを調べて使ってみましょう。

GoogleChromeのみになりますが下記記事で作業効率アップのために使っている拡張機能を紹介しているのでもしよければこちらもどうぞ。
『作業効率アップ！仕事のスピードを早くするのための便利なクローム拡張機能7選！』

マニュアルを作って他の人に任せる

仮に自分しかやっていなくてルーティーンになっている業務があるのであれば、それをマニュアル化して他の人に任せ、本来自分がやるべき仕事に集中しましょう。

自分しかできないことを他の人もできるような状態にしておくことで有給なども取りやすくなりますよ。

エクセルで毎回同じ作業をしている場合はおそらく関数等で効率化可能

エクセルを使う時間が多い人は何かしら同じような作業をしているときにさらに効率化できる方法はないかを考えてみましょう。

エクセルは

「こんなことできたらいいのになあ」

という機能はだいたい備わってます。

データ集計であれば決められたフォーマットで元データを張り付けて別シートで加工して計算できるようにしたり、ショートカットを使うことで短縮できたりします。

また、無駄にマウスを使っているようであれば僕はエクセルを触っているときにあまりマウスを使わないんですが、マウスは必要最低限にとどめると作業スピードが上がります。

エクセルには様々な機能があるのでこんな機能ないかなと調べてみたり、下記のようなエクセルの本を買ってみたりして業務効率化できる方法がないか模索しましょう。

仕事が早く終わったら仕事終わりの時間を充実させよう！

業務効率化をして早く帰れるようになったとしても、昇給や昇進に繋がらない場面は多く、あなた自身のキャリアに繋がらないこともしばしばありますし、ただダラダラしてしまってせっかく趣味に充てようと思っていても何もできなかったということもあります。

また、せっかく時間が空いたとしてもその時間でやりたいことが決まっていないと結局まただらだらと仕事に残って生産性のない時間を送る場面が容易に想像できます。

趣味でもキャリアップのための勉強でも途中で紹介した運動でも何でもよいんですが、せっかく生産性をアップすることを考えて取り組むのであれば仕事終わりの時間でやりたいことを明確にしておきましょう！

下記記事で平日にやりやすい趣味やおすすめの勉強なんかをまとめているのでよければこちらも読んでみてください！

勉強したい方は下記記事で勉強に特化して書いているのでこちらを読んでみてください。