Trelloは自分の好みや状況に合わせて直感的な操作でカスタマイズ可能なタスク管理ツールで個人的には愛用しているツールで仕事でもプライベートでの利用にもおすすめです。
僕も会社内外のプロジェクトによってはこのツールでタスクを管理していますし、一時期は役職陣のタスク管理にTrelloを利用していた時期もあります。
このTrelloは仲間と共有してタスク管理ができて自由度が高いですが、複数人で利用するときはある程度事前に使い方のルールを決めておかないとごちゃごちゃしてしまいます。
今回はTrelloの紹介と使い方の例について書いてみました。
Contents
タスク管理ツール『Trello』とは？
Trelloとは、カードという形式のタスクを自分でカスタマイズしたリスト上に並べて自由に移動させることができるタスク管理ツールです。
基本的な構成としては、『ボード』 ⇒ 『リスト』⇒『カード』といった構成になっており、自分ですべてどのように使うかカスタマイズが可能なのでよい意味で言うと自由度が高くて様々な用途に利用しやすい反面、複数人で利用する場合はきちっとルールを決めておかないとぐちゃぐちゃになってしまいます。
しかし、きちっと使い方を決めればこんなに自由度が高くて自分にあったタスク管理を直感的な操作で作ることができてしかも無料でここまで使えるツールはなかなかありません。
無料なので一度自分で触ってみてください。
直感的に利用方法が分かるUIになっているのでかんたんに操作が行えると思います。
Trelloのオススメな使い方【仕事編】
Trelloの特徴はボードと言われるスペースに自由にリストを設定しカードが動かせるので使い勝手がよく自分でカスタマイズが可能ですが、前述した通り自由すぎるので、しっかりとルールを決めておかないと後でごちゃごちゃになってしまいます。
自分にあったTrelloの使い分けをしていきましょう。
まずは仕事での利用方法を各機能別でみていきます。
Trelloの『ボード』の使い方
ボードの機能の使い分けは様々ありますが、基本的には個人のタスク管理のボードとチームのタスク管理のボード、またはプロジェクト毎のボードなどを用意しておくとよいと思います。
僕のチームはメモがてら緊急性と重要性に分けて業務フローをこうしたいみたいな組織への意見のメモをカードに作っておいてもらって、なんでしてないのかとかどうやったらできそうかみたいなのをカード上のコメントでやりとりしたりしてました。
ボードは一番大枠の分け方になるので大カテゴリになるもので分けたいですね。
Trelloの『リスト』の使い方
Trelloの利用方法で一番分け方をしっかりしたほうが良いのがリストです。
ここの分け方で一番迷う人が多いのではと思います。
4つの分け方の例を書いてみました。
タスクの進捗状況でリストを分ける
『未着手』、『着手中』、『完了』のようにタスクの進捗状況でリストを分ける方法です。
なにか少しでも進捗したのかどうかを直感的に把握できるメリットがありますが、どこまで進捗しているかは分からないのでコメント欄に進捗を書いてもらえるとわかりやすいかもしれません。
タスクの完了期限時期でリストを振り分ける
『期限なし』、『期限あり』 、『今週中』、『今日中』、『完了』など期限で分ける方法です。
タスクの期限を管理しやすいメリットがあります。
しかし、後述しますが、ガントチャートのプラグインを入れれば期限も一目瞭然で把握できるので使いやすい方法で行きましょう。
チームメンバーでリストを分ける
チームメンバー毎にリストを分けてタスク管理をする方法です。
子の分け方のメリットはどれくらいのタスクが誰にあるのかを可視化できることにあります。
少人数でのチームで動いたりプロジェクトがあるときはこの方法でやると誰にどれくらいのタスクがあるのか一目瞭然で把握できるのでよいかなと思います。
業務分野でリストを分ける
タスクの種類をきちっといくつかの業務分野に分けて管理しているチームであればそれを業務分野別のタスクで管理してもいいかなと思います。
これをすることでどの業務分野にどれくらいのタスクがあるかを把握でき、一部の業務分野でタスク過多になっていればヘルプに入るなどの動きを取りやすくなるかなと思います。
Trelloの『カード』の使い方
カードには様々な機能があります。
・タスクにアサインされるメンバー
・色分けできるラベル
・そのタスクが完了するまでのチェックリスト
・タスクの期限
・タスク進行に必要な添付ファイルの記載
・タスクに関してのコメントの記載
ざっくり上記のような機能があるので、必要に応じて使い分けが可能です。
ラベルを使えばタスクの種類を色分けしたり、緊急度が高いものや重要度の高い物を色分けしてもよいです。
チェックリストはタスクの工程を記載しておいて、チェックしていくとタスクがどれくらいの割合で完了しているのかを可視化できます。
コメントの機能を使えばタスクについての議論とか相談やアイディア出しも可能です。
様々な使い方があるので工夫してうまく使いたいですね。
Trelloのおすすめな使い方【プライベート編】
Trelloは仕事だけじゃなくて下記のようなケースでも利用可能かなと思います。
僕は勉強する内容の項目をTrelloに書いて進捗が分かるようにしています。
個人のプライベートでのことを管理したい人は使ってみてください。
やりたいことリストを管理する
僕は人生でやりたいことリストを作っていてこのブログ内でも公開しています。
もしよければついでに読んでみてください。
それを管理するのにもTrelloは役立ちます。
リストとしては
・やりたいことリスト
・2019年中に着手すること
・2020年中に着手すること
・完了済み
のようにやりたいことリストでいつから着手するのかを書いてます。
2019年中に着手することに移動させたカードに関しては期限を設定していて、完了するまでの工程が多い物に関してはチェックリストをカードに作ってどこまで進捗したかを追っています。
やりたいことを完了済みのリストに移動させて溜まっていくと、自分の人生が前進して言っている気がして楽しいですよ。
勉強の進捗を管理する
例えば英語を勉強したいとかコーディングをやりたいとか勉強にはある程度勉強しなければならないカテゴリとそのカテゴリの詳細に分けることができます。
大枠のカテゴリをリストとして作り、そのリストの中にそのカテゴリのタスクをカードとして作るとどのカテゴリでどれくらいの勉強が必要なのか可視化されます。
色分けしてタスクの種類を分けてもよいので自分のやりやすい方法で管理するのが大切です。
ボード名は『TOIECで800点を今年中に取る』とか具体的な名前にしてあげると常に目標が見えてリマインドできるのでよいです。
彼氏・彼女、結婚相手でのやることを管理する
僕は日本とベトナムの遠距離恋愛をしている(2019年3月現在)ので、割と一緒にやりたいことが複数あります。
プライベートのこともそうですし、デザイナーなので仕事も振りたいのでそれもそこに書いてます。
やりたいことを書いておいてそれを一緒にしていくのもけっこう楽しいです。
また、結婚したらいろんな手続きだったりが発生するのでそれを管理するのにもTrelloは役立ちますね。
様々な拡張機能を使ってさらに便利にカスタマイズ！
Trelloには様々な拡張機能があり、さらに便利なツールへとカスタマイズが可能です。
調べればたくさん出てくるのですが個人的におすすめなものを5つ紹介します。
他にも工数管理ができるツールやリストの並び方を変える拡張機能など様々なものがあるので自分の使いたいものを調べてみてより良いツールになるようにカスタマイズしてみてください。
ガントチャートを表示できる『Elegantt | The leading Gantt Chart for Trello』
Trelloはボード上にリストを作成してカードを作っていく特性上、どのタスクがいつまでの期限なのかを直感的に可視化できず、カードに記載したひとつひとつの期限を目で追っていくことになります。
少ないタスク量だったら良いのですが、それだとTrelloを使う意味があまりないのでタスクがある程度の量発生するタイミングでタスク管理ツールは使われると思います。
この拡張機能を使えばガントチャートがTrello上部に表示できるようになるため、 どのタスクをいつから着手してがいつが完了期限なのかを可視化できます。
ガントチャートってなに？という方はWikipediaの説明を引用したのでこちらを覗いてみてください。
ガントチャート（英: Gantt chart）とは、プロジェクト管理や生産管理などで工程管理に用いられる表の一種で、作業計画を視覚的に表現するために用いられる[1][2]。棒グラフの一種でもあり、横棒によって作業の進捗状況を表す。
Wikipediaより引用
カード全体をラベルの色にしてくれる『Card Colors for Trello』
Trelloは各カードに色分けするラベルを付けることができますが、下記の様にラベルは棒状で細い色がつくだけです。
これだと色分けが若干わかりづらいので、Card colorsを利用すると下記の様になります。
カードの色が変わるので、ラベル分けしたタスクが一目瞭然で分かりますので、どの種類のタスクがどれくらいあるかをすぐに把握できますよ。
ラベルにつけた名前を表示してくれる『Card Color Titles for Trello』
普通にラベルを付けるとラベルの色は表示されるのですが、ラベルに着けた名前が表示されません。
色分けしすぎるとどれがどの色か分からなくなってしまうので、ラベルを付けることが多くなってきた場合はラベル名を表示してくれるCard Color Titlesが便利です。
下記のような形でラベルの名称を表示してくれるようになります。
リスト中にカードがどれだけあるかを表示してくれる『Original Card Counter for Trello』
タスクが多くなってくるとどのリストにどれくらいのカード数(タスク数)があるのか気になりますが、いちいち数えるのは面倒です。
この拡張機能を使えば下記のようにカード数を表示することが可能です。
Gmailの内容をそのままカードに追加できる『Gmail-to-Trello』
Gmailで来た内容をそのままタスクとしてカードに追加ができる拡張機能です。
クライアントから来たメールや社内で依頼されたメールをタスク追加する人が多い方はこの拡張機能を追加しておくとよいです。
Trelloの使い方をマスターしてタスク管理に時間をかけず進捗管理をしっかりしよう
Trelloをしっかりと使いこなすことができれば、タスク忘れを防げたり、進捗がどこまで進んでいるのか、今日やるべきタスクはどれだけあるのかが可視化できます。
タスク管理は短期的なものや少し期間を要するものなどがあり、別々で管理しておくと見辛いですが、Trelloの機能や拡張機能をうまく使いこなしていけば一括で管理することが可能になります。
Trelloを使いこなせればタスクの整理に時間をかけないで、管理をしっかりできるようになりますよ。
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