ビジネスチャットの使い方・コツ【テレワークが当たり前になった世界での必須スキル】

ビジネスチャットの使い方・コツ

リモートワークが当たり前になりチャット上でのコミュニケーションがより重要になってきていますがうまくチャットを使いこなせていますでしょうか。

チャットのちょっとした気遣いやツールを利用するだけでビジネスコミュニケーションがスムーズになったり業務時間の削減になったりと良いことばかり。

ビジネスチャットが重要な理由と使い方のコツを海外拠点から日本本社とビジネスチャットのリモートワーク環境で約4年仕事してきた僕が解説します!

ビジネスチャットが重要な理由

ビジネスチャットが重要な理由

コロナ禍でリモートワークが当たり前になりビジネスチャットの重要性が増しました。

と思って調査データを見てみたんですがビジネスチャットは第4位。。。汗

ウェブ会議やメール、電話が増えたとのこと。

ウェブ会議は通常対面でやっていたものや社外のとMTGがウェブ会議になったから増えたのかなあという印象なのですがメールや電話の方がチャットよりも増えたというのが意外でした。

やはりネットを使えない世代はチャットへの抵抗感がありビジネスチャットは使用せず電話したいのでしょうか。

年代別で切り分けてみるとまた違った傾向が見えそうな気がします。

コロナ禍前に比べ「会社の売上が増えた」と回答した人のうち、71%以上が勤務先でチャットツールを使用。「分からない」と回答した人のうち、70%以上がチャットツールを使用していない。

・コロナ禍をきっかけに普及したと言われるビジネスチャットだが、利用頻度が増えた社内のコミュニケーション手段として4位にとどまる。

PRTIMSより

たはわいえこの記事を見ているとビジネスチャットツールを使用している会社のほうが売り上げが増えていて業務がスムーズに行われているケースも多そうです。

ビジネスチャットのメリット・デメリット

メリット・デメリット

ビジネスチャットのメリット

ビジネスチャットのメリットはいつでもどこでも複数人に対して情報を共有できたり議論ができたりコミュニケーションをとれるところ。

ミーティングを開催するとなると複数人を同一時間で拘束しないといけないデメリットがありますがビジネスチャットで済ませられることはさくっと進められるとあらゆる工数を削減できます。

・情報共有を複数人に対してすぐにできる
・いつでもどこでもかんたんにコミュニケーションが取れる
・複数人でMTG以外でコミュニケーションできる

・テレワークなどに合わせた多様な働き方を円滑にできる
・メールに奪われる時間の削減

ビジネスチャットのデメリット

やはり僕はこれだけリモートワークが普及したからこそ口頭でのコミュニケーションも重要だなと感じています。

口頭で話したことのない人とのビジネスチャットはかなり気を使います。

また、チャットだし後で返信できるだろうという考えで後回しにするとついつい忘れてしまって誰かの仕事が後手に回ってしまうのも大きなデメリットだと感じています。

ただ、デメリット自体は使い手側が気を付ければ特にデメリットではなくなります!

・ビジネスチャットに頼りすぎて対面/口頭でのコミュニケーションがおろそかになる
・送付するチャットを間違えて情報漏洩が起きる可能性
・返信を後回しにして忘れてしまうことがある
・情報が流動的で共有したつもりがキャッチアップできてい時がある

・伝えたい内容と伝わった内容に齟齬がある場合がある

ビジネスチャットを円滑にするために心がけたいこと

ビジネスチャットの使い方・コツ

返信を早くする

一時返信でも連絡があるのとないのとでは仕事のしやすさが異なります。

返信が遅いと

ちゃんとチャット読んでくれてるかな、、頼んだ仕事進めてくれてるかな、、

となります。

返信が遅いほど期待値が変に高まってしまってどれだけその返信するために調べたりほかの調整をしてくれてるんだろうと過度に期待されてしまっているかもしれません。

返信を早くしろというのは何も僕だけが思っていることではありません。

LINEやZOZOなどを渡り歩いたエクストリームサラリーマンこと田端さんが書かれた『これからの会社員の教科書』という本の中にも返信を早くすることの重要性が書かれています。

チャットの返信だけでなくビジネスをする上での基本スタンスとしてあらゆる側面で役立つ本になっています。

別記事でビジネスチャットの返信を早くするためのコツについて書いているのでよければこちらも読んでみてください。

PC・スマホと向かい合っているのではなく人と向かい合っている

チャット上でのコミュニケーションが雑だったりちょっと怖そうに感じる人っていませんか?

チャットはただ文字を打って送るだけではなくその先に人がいてそれぞれに受け取り方が異なります。

すでにリアルでのコミュニケーションがしっかりできていて信頼関係があればまだ雑なチャットでも許してもらえるかもしれません。

しかし、コロナ禍においてチャットだけしかやり取りをしたことが無い人も増えてくる可能性があります。

チャットでのちょっとした言葉遣いだけで相手に嫌な印象を持たれてしまうと損

常に画面越しに人がいることを意識したチャットを心がけましょう。

誤字脱字に気を付ける

誤字脱字ってついついやってしまいますよね。。。

誤字脱字だと相手が気づけるものはまあ仕方がないですが思いっきり解釈を間違ってしまうような誤字脱字があるとコミュニケーションの方向性が良くわからないことになってしまいます。

できるだけ送信前に、特に長文の際は意識して確認するようにしましょう。

長文になりすぎない

文章が長すぎると相手が読むことを後回しにしてしまう可能性があります。

できるだけ簡潔で分かりやすい文章だと相手も返信をすぐにくれます。

長文になる人は何を伝えるべきなのかが明確になっていない可能性もあります。

一番伝えたいメッセージは何か補足しておくべき事項は何があるかをしっかりと整理してコミュニケーションを進めましょう。

主語が抜けていないか

チャットを読んで

これ何の話だったっけな、、、、

となることってありませんか?

そういう場合はだいたいの場合で主語が抜けています。

コミュニケーション対象の人と特定のひとつのタスクの進行についてのやりとりだけであれば主語がなくてもそれしかないので最悪伝わるかもしれませんが様々なやり取りをしている場合は注意が必要。

ひとつのタスクだけに関してでもそのタスクのどの部分を指して言っているのかが異なれば主語とすべき言葉は変わってきます。

主語を明確にすることで常に何の話をしているのかを意識することが重要です。

前提情報はそろっているか

コミュニケーションには前提となる情報が無いと話がかみ合わないことが多々あります。

前提条件がそろっていないままコミュニケーションを進めてしまい無駄な時間を過ごしてしまうこともしばしば。。。

話し合いたい内容の前提条件が相手とそろっているのかを確認しながらコミュニケーションを取っていくことが必要です。

少し内容は異なりますが下記本は1対1だけでなく複数人のコミュニティの中での運営方法について書かれていて前提条件をそろえていくことの重要性が理解できる一冊です。

興味のある方は是非読んでみてください。

ビジネスチャットのスタンプやリアクションを工夫する

例えばチャットでよい報告をしたときにスタンプなどでおめでとうとかクラッカーのマークを押してくれて周囲が褒めてくれたらうれしくないですか?

僕は褒めるときは特にメッセージだけでなくスタンプなどを利用して褒めるようにしています。

顔が見えないチャットでのコミュニケーションだからこそ表現豊かにできるスタンプなどを活用して気持ちを伝えましょう!

ビジネスチャットにある機能や拡張機能を使いこなす

僕はChatworkとSlackをよく使うのですがこれらには拡張機能があったりチャットのカテゴリ分けの機能があったりと知っているか知っていないかでチャット利用が快適になるツールがたくさんあります。

僕はChatworkとSlack導入にあたって下記のような本を読んでどのような機能があるのかを一通り確認して必要に応じて導入しました。

もちろん、本だけでなくググって日々ここの使い方どうにかかんたんにできないかなと試行錯誤しています。

特にいつも困っている課題に対しては誰かがインターネット上ですでに悩みを解決してそれについて記事にしてくれていることも多いのでググる癖をつけましょう。

チャットは毎日使うものなので10分でも効率化できたら年間で30時間以上節約できます!

チャットワークを利用する際の基本的な便利技を紹介しているのがこちら。

Slack初心者の方は下記本がおすすめです。

チャットで確定した事項は他社とのやり取りではメールでエビデンスとする

チャットで送ったメッセージは編集などもできてしまいますし最終的に商談や交渉のエビデンスとはなりません。

チャットで相談するのは良いですが最後はメールで確定のやり取りを忘れないようにしましょう。

取引先や自社のメーリングリストをしっかり入れておくと後で揉めたときに自分を守ってくれますよ!

文面だけに頼らず必要に応じてエクセルやパワーポイントなどを活用する

文面だけだとどうしてもわかりづらい場面があるかもしれません。

必要に応じてエクセルやパワーポイントといったツールを利用してコミュニケーションを取ることが可能です。

売上や営業利益の計算をチャットでやるのはかなりしんどいのでさくっとエクセルでこういう計算になりますとファイルを添付して送る方が楽にすみます。

ちょっとした手間を加えることで無駄なチャットが省けるので使えるツールはうまく活用していきたいですね。

ツール名やサービス名は正式名称にする

販売している商品名やサービス名、会社内で使っているビジネスツールの正式名称は正しくチャットで使うのが良いです。

正しい名前にすることで

過去にこのツールのこの機能について詳しく聞いたことがあったな

となったときにチャットを検索することでほしい情報にかんたんにたどり着くことができます。

てきとうな名称でチャットしているとあの時話したはずなんだけどどこだったけな、、となってしまい後々面倒なことになってしまいます。

辞書登録をしておけば正式名称もかんたんに出てくるのでよく使うツールやサービス名は辞書登録しておくのがおすすめです!

ビジネスチャットを使いこなしてリモートワークが当たり前になる世界に対応しよう!

ビジネスチャットを上手に使いこなす人は仕事ができる人認定される可能性が高いです。

たかがツールですが

対面でのコミュニケーションが減ってきた今だからこそチャットのような些細なコミュニケーションを丁寧かつ迅速に行うことで信頼関係を構築するひとつの手段

になります。

ビジネスチャットをうまく活用して時短しつつ関係構築をしっかり行うことでビジネスをうまく回していきましょう。

また、参考までにビジネスチャットの使い方や社内全体での業務改善を考えている人におすすめな書籍を載せておきます。

こちらに記載されいてることを実践して業務改善ができるアイディアがいっぱい詰まっているので興味のある方は読んでみてください。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。